Автоматизация бизнеса


Группа компаний Современные Информационные Технологии занимается автоматизацией следующих сфер бизнеса:

Автоматизация бизнеса – что это такое

Автоматизация бизнеса – это переход компании с трудоемких ручных операций на использование современных информационных технологий в оперативной работе. Также под автоматизацией подразумевают внедрение современных программно-аппаратных технологий там, где раньше они вообще не применялись.

avtomatizatsiya-biznesa

В основном автоматизацию бизнеса применяют в следующих основных случаях:

  • в основных бизнес-процессах – это, к примеру, могут быть автоматизация продаж или автоматизация взаимодействия с клиентами (она же — внедрение CRM);
  • в поддерживающих процессах, которые напрямую на увеличение доходов не влияют, но являются обязательными для бизнеса – например, бухучет и отчетность.

Автоматизация бизнес процессов предприятия осуществляется благодаря тщательно подобранной системы для каждой компании отдельно. Это обусловливается тем, что каждое предприятие организовывается по своему, поэтому, каждое предприятия требует к себе отдельного и индивидуального подхода. Благодаря отдельному подходу автоматизация помогает справиться с такими негативными факторами, как защита предприятия от плохих сотрудников, а так же уменьшают нанесенный вред, позволяет проводит своевременный аудит по исчислению неблагоприятных факторов. Таким образом, система автоматизации бизнеса дает свои преимущества для каждой организации отдельно. Система автоматизации имеет возможность трансформироваться и адаптироваться под все возможные изменения на предприятиях.

Автоматизация Бизнеса

Соответственно, мотивы и цели автоматизации могут быть разными – в первом случае это нужно, чтобы повысить доходность бизнеса, во втором – чтобы сократить затраты времени и денег.

Что из себя представляют системы автоматизации и как они устроены

Системы автоматизации — это те самые программы и сервисы, а так же программно-аппаратные комплексы, которые применяются для перехода от ручного труда к информационным технологиям.

Любая система автоматизации состоит из двух ключевых элементов: сбора (ввода) данных и предоставления собранной и обработанной информации в том виде, объеме, формате, в котором она нужна руководителю или профильному специалисту.

 

Например, если в систему внести информацию о контактах с потенциальными клиентами, затем указать, на какой стадии находятся переговоры с каждым из них, аккуратно вводить данные о результатах переговоров и о состоявшихся сделках, – то в хорошей системе автоматизации для управления продажами можно моментально получить «воронку продаж», а при накоплении некоторой статистики – и прогноз продаж в зависимости от того, насколько интенсивно сегодня поработали ваши менеджеры.

avtomatizatsiya-biznesa-protsessovЧем больше и сложнее бизнес, тем больше нужно исходной информации и тем разнообразнее и детальнее должны быть итоговые отчеты.
businessman and chart
Аналогично системы автоматизации работают и для других процессов. Руководитель моментально может получить информацию о состоянии дел в компании: сколько денег на счетах, сколько вы должны и сколько должны вам, какова структура расходов и рентабельность проекта, сколько «холодных» звонков сделали сотрудники, какова реальная эффективность каждого менеджера и т.д.

Зачем вообще нужна автоматизация, что она дает компании

Если вкратце, то правильно проведенная автоматизация позволяет делать следующее:

  • эффективно поддерживать оперативную деятельность – организовать учет и контроль;
  • быстро и правильно готовить документы для клиентов, подрядчиков и партнеров – от коммерческого предложения до акта сверки;
  • оперативно получать любые отчеты о реальном положении дел в компании;
  • оптимизировать расходы на персонал, более эффективно использовать рабочее время и компетенции сотрудников, разгрузив их от рутинной работы;
  • улучшить бизнес-процессы в компании;
  • минимизировать негативное влияние на бизнес «человеческого фактора»;
  • безопасно хранить информацию — каждый сотрудник работает только с теми данными, к которым ему дан доступ;
  • улучшить скорость и качество обслуживания клиентов.

В небольшом бизнесе эти эффекты обычно заметны уже через несколько недель.

Какие бизнес-процессы можно и нужно автоматизировать

Обычно автоматизацию начинают с массовых трудоемких рутинных операций, с процессов, которые в наибольшей степени влияют на выручку и прибыль компании, или же с наиболее проблемных участков.

Во-первых, можно автоматизировать задачи, которые вручную выполнять очень трудоемко или вообще невозможно — учитывать розничный товарооборот, анализировать движение товаров, планировать денежные потоки, планировать и учитывать рабочее время, рассчитывать себестоимость и т.д.

Во-вторых, можно автоматизировать работу сотрудников, выполняющих стандартные рутинные операции (телемаркетологи, логисты, менеджеры по продажам и т.д.) или вообще снять определенные работы с сотрудников (например, настроить автоматическую синхронизацию данных о наличии товаров на складе и на витрине интернет-магазина).

В-третьих, можно использовать автоматизацию для того, чтобы «навести порядок в доме» — взять под контроль дебиторку, складские запасы, занятость сотрудников, выполнение ими нормативов по звонкам и встречам с клиентами и т.д.

Необязательно автоматизировать сразу все бизнес-процессы. По мере необходимости можно постепенно расширять масштабы автоматизации в своей компании. И создавать единую систему управления последовательно.

Главное, помнить о целях, ради которых была затеяна автоматизация. Автоматизация ради автоматизации — это пустая трата времени и ресурсов.

Как выбрать программный продукт для автоматизации

При выборе системы автоматизации вы можете пойти двумя путями: 1. Использовать типовой (коробочный) продукт. 2. Разработать и внедрить индивидуальное программное решение.

Стандартное решение проще внедрить, и оно обойдется дешевле. Но нужно иметь в виду, что не каждый типовой продукт можно доработать под свои задачи — в ряде программ возможности донастройки сильно ограничены или вообще исключены. Кстати, то же самое  относится и к облачным сервисам.

Выбор конкретной программы – дело довольно ответственное, необходимо будет проработать довольно существенный массив информации. Программных продуктов на рынке много, у каждого свои особенности и преимущества. Вы должны получить ответы на следующие важные вопросы:

  • какие конкретно задачи и процессы планируется автоматизировать;
  • соответствует ли функционал системы тем задачам, которые нужно будет решить с ее помощью;
  • возможно ли донастроить систему под свою бизнес-практику;
  • возможно ли будет при изменении бизнес-процессов или условий ведения бизнеса быстро изменить систему, не прекращая ее эксплуатации;
  • насколько система проста и удобна в использовании;
  • возможно ли интегрировать систему с другими приложениями или сервисами;
  • поддерживается ли работа системы на планшетах, смартфонах;
  • кто и как будет осуществлять техническую поддержку;
  • сколько стоит внедрение и поддержка.

Для ответа на эти вопросы целесообразно проконсультироваться с представителями вендоров (т.е. компаний-разработчиков ПО). Если есть возможность — пообщайтесь также с коллегами-предпринимателями, решающими похожие задачи; их опыт даст вам ценную информацию, которая поможет сделать выбор в пользу того или иного программного продукта.

Сколько стоит система автоматизации

Это риторический вопрос, и однозначного ответа на него не существует. Сколько стоит сделать ремонт? Можно сделать за 100 тысяч рублей, а можно за миллион, всё зависит от площади помещения, задач, качества материалов и т.д. Стоимость конкретного программного решения также будет зависеть от многих переменных: какие задачи предстоит решать с помощью системы, типовой это продукт или настраиваемый, какие ресурсы потребуются для внедрения, сколько рабочих мест будут подключены к системе и т.д.

Стоимость автоматизации складывается из нескольких составляющих:

  • стоимость самой системы (стоимость коробки или арендные платежи — в случае использования «облачных» приложений);
  • затраты на настройку системы и обучение персонала;
  • стоимость регулярного сопровождения.

К этому можно добавить непрямые затраты – например, затраты времени директора и ключевых пользователей на участие в проекте.

Разработанные решения согласовываются с заказчиком и документируются на основе законодательной базы РФ  и корпоративных стандартах клиента. Залогом качества и предсказуемости результата является активное привлечение к работе представителей заказчика на всех этапах проекта: для обсуждения требований, ознакомления с прототипами системы, опытной и промышленной эксплуатации.

Наши специалисты активно следят за развитием индустрии по соответствующим технологическим направлениям деятельности. Анализируя функциональные требования заказчика к создаваемой системе, мы учитываем не только свой, но и ориентируемся на мировой опыт, лучшие практики, современные тенденции и программное обеспечение от лидирующих мировых производителей.